Article 01 | Standardisation

Les principaux avantages de la standardisation de l'infrastructure et de l'utilisation de produits basés sur des normes sont la réduction des coûts et l'agilité, la flexibilité et l'interopérabilité accrues. Les solutions basées sur les normes de l'industrie promeuvent des architectures communes pour les applications métier, ce qui facilite l'intégration de nouvelles applications et fonctionnalités dans les processus métiers de base. Cette interopérabilité favorise l'agilité des applications, permettant une réponse rapide aux conditions commerciales changeantes, en particulier dans le développement d'applications personnalisées prenant en charge les processus commerciaux d'une entreprise.

Les normes de produit ou d'achat peuvent réduire considérablement les coûts informatiques en fonction de plusieurs facteurs. Un environnement plus cohérent et moins complexe réduit les coûts de support et les temps d'arrêt. Le personnel d'assistance passe moins de temps à diagnostiquer la nature du problème d'un utilisateur ou les produits spécifiques impliqués et plus de temps à résoudre le problème.

Dans cette section, GlobalVision décrit les meilleures pratiques en matière de normalisation générale.

1.1 Normaliser sur le système d'exploitation et sa version

ÉVALUATION
Effets indésirables sur les illustrations, la couleur et/ou la copie.

QUESTIONS

• Qualité inégale entre les fournisseurs.
• Le logiciel d'application peut se comporter différemment.
• Incapacité d'ouvrir des fichiers ou d'installer un logiciel.
• Coûts informatiques plus élevés.
• Problèmes de corruption/compatibilité de fichiers.

EXEMPLE

SOLUTION
Do:
✓ Standardisez la même version d'un système d'exploitation dans toute l'entreprise.
✓ Standardiser sur la même version d'un système d'exploitation avec tous les fournisseurs.
✓ Coordonnez votre emploi du temps lors de la mise à jour des systèmes d'exploitation.

Ne pas:
✗ Maintenir différents systèmes d'exploitation au sein d'une même entreprise.
✗ Maintenir différentes versions d'un système d'exploitation.

CONSEILS
Créer un formulaire d'inventaire des actifs ; Voir Annexe 04.

1.2 Créer un calendrier de mise à niveau régulier pour tous les logiciels

ÉVALUATION

• Les fichiers peuvent ne pas s'ouvrir correctement.
• Modifications inattendues du contenu et de la mise en page.

PROBLÈME
Sans calendrier de mise à niveau régulier, divers services peuvent avoir différentes versions du même logiciel. Cela peut entraîner des problèmes lors de la tentative d'ouverture d'un fichier et entraîner des modifications inattendues du contenu/de la mise en page. La gestion de plusieurs versions de logiciels augmente les coûts de support et de maintenance.

EXEMPLE

SOLUTION
Do:
Créer un inventaire des actifs.
✓ Maintenir un calendrier de mise à niveau.
✓ Mettez à niveau tous les départements en même temps.
✓ Identifier les problèmes d'intégration.
✓ Renouveler les contrats de support et de services.
✓ Gardez votre technologie à jour.

Ne pas:
✗ Mettez à niveau différents départements à des moments différents.
✗ Autoriser les utilisateurs individuels à effectuer la mise à niveau.
✗ Prend en charge plusieurs versions de logiciels d'application.

CONSEILS
Créer un formulaire d'inventaire des actifs ; Voir Annexe 04.

1.3 Standardiser sur les logiciels bureautiques

ÉVALUATION

• Les fichiers peuvent ne pas s'ouvrir correctement.
• Impossibilité d'ouvrir un fichier.
• La mise en page change.

QUESTIONS
Différents services peuvent avoir différentes versions du même logiciel. Les versions antérieures peuvent ne pas être compatibles avec les versions plus récentes du même logiciel.

EXEMPLE

SOLUTION
Do:
✓ Standardiser sur une seule version du logiciel de bureau dans toute l'organisation.
✓ Achetez des solutions qui s'intègrent dans l'infrastructure informatique existante.
✓ Acquérir des programmes qui peuvent augmenter la valeur de l'infrastructure existante.

Ne pas:
✗ Avoir différentes versions de logiciels bureautiques.
✗ Autoriser les utilisateurs individuels à télécharger leur propre logiciel.
✗ Prend en charge plusieurs versions de logiciels d'application.

CONSEILS
Créer un formulaire d'inventaire des actifs ; Voir Annexe 04.

1.4 Gérer l'ordre de lecture dans Microsoft Word

LES RISQUES
Les fichiers peuvent ne pas s'ouvrir correctement, ce qui entraîne des problèmes inattendus de couleur, de police et de crénage.

PROBLÈME
Différentes applications de conception ne sont pas toujours compatibles les unes avec les autres. Les conceptions créées dans un programme (c'est-à-dire QuarkXPress de Quark) peuvent sembler complètement différentes dans un autre (c'est-à-dire Adobe InDesign et InCopy). Les couleurs, les tableaux et l'espacement des caractères peuvent ne pas apparaître de la même manière. De plus, la conversion de fichiers d'un programme de conception à un autre peut corrompre les fichiers.

EXEMPLE

SOLUTION
Do:
✓ Normalisez sur une version d'une application de conception.
✓ Certifier les outils de conversion.
✓ Vérifiez l'intégrité du fichier.

Ne pas:
✗ Avoir différentes versions d'une application de conception.
✗ Autoriser les utilisateurs individuels à télécharger leur propre logiciel.

CONSEILS
Certifiez les outils de conversion et comparez les fichiers d’illustrations à l’aide GlobalVision outils.

1.5 Centraliser la communication au sein du service marketing

LES RISQUES
Une mauvaise communication ou un manque de communication peut créer des inefficacités opérationnelles dans un service marketing.

PROBLÈME

• Des erreurs coûteuses.
• Diminution de l'innovation et de la créativité.
• Redondance concernant les travaux terminés.

EXEMPLE

SOLUTION
Do:
✓ Utiliser des outils collaboratifs.
✓ Inclure les membres de l'équipe de projet locale et mondiale lors de la communication
✓ Mises à jour et modifications du projet.
✓ Organisez une réunion d'entreprise annuelle pour communiquer les mises à jour à l'échelle de l'entreprise.
✓ Mettre à jour les outils marketing et informer l'ensemble de l'entreprise.
✓ Collaborer entre les membres de l'équipe et les départements.

Ne pas:
✗ Exclure les membres de l'équipe des réunions concernant un projet dans lequel ils sont impliqués.
✗ Utiliser des outils, des ressources et des processus incohérents par rapport aux autres départements.
✗ Travailler isolément des autres membres de l'équipe et des départements.

CONSEILS
Les outils suivants peuvent être utilisés pour améliorer les communications dans les entreprises :

• Projet Microsoft.
• Google Docs
• Intranet
• Systèmes SharePoint CRM (c'est-à-dire Salesforce).
• Directives de marque.