Normalisation

Risques

Si le système d'exploitation n'est pas standardisé, cela peut avoir un effet négatif sur les illustrations, les couleurs et la copie.

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Enjeux

• Qualité des fichiers inégale entre les différents services de votre organisation
• Qualité des fichiers inégale entre vos fournisseurs, notamment les imprimeurs, les sociétés de prépresse, les agences de marketing, etc.
• Les différentes applications logicielles peuvent se comporter différemment.
• Impossibilité d'ouvrir des fichiers ou d'installer des logiciels.
• Corruption de fichiers et problèmes de compatibilité.

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Exemple

Solution

Faire :

• Standardisez la même version d'un système d'exploitation dans toute l'entreprise.
• Standardisez la même version d'un système d'exploitation auprès de tous les fournisseurs.
• Assurez-vous que toutes les équipes sont coordonnées lors de la mise à jour des systèmes d'exploitation afin que tout le monde travaille sur la même version d'un système.
• Assurez-vous que le système d'exploitation choisi est compatible avec vos applications logicielles critiques.
• Tenez compte des besoins et des mises à niveau logiciels futurs.

Ne pas :

• Maintenez différents systèmes d'exploitation au sein de votre entreprise.

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• Restez bloqué dans une version obsolète qui peut ne pas prendre en charge les versions émergentes

technologies.

Astuces

Créer un formulaire d'inventaire des actifs ; Voir l'annexe 04.

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Risques

Si les logiciels ne sont pas mis à jour régulièrement, les fichiers risquent de ne pas s'ouvrir correctement et des modifications inattendues du contenu et de la mise en page peuvent survenir.

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Enjeux

Sans calendrier de mise à niveau régulier, les différents départements peuvent avoir des

versions du même logiciel. Cela peut entraîner des problèmes lors de la tentative d'ouverture de fichiers et entraîner des modifications inattendues du contenu et de la mise en page.

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Exemple

Solution

Faire :

• Créez un inventaire des actifs.
• Maintenez un calendrier de mise à niveau.
• Améliorez tous les départements en même temps.
• Identifiez les problèmes d'intégration.
• Renouvelez les contrats de support et de services.
• Maintenez votre technologie à jour.

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Ne pas :

• Améliorez différents départements à des moments différents.
• Autorisez les utilisateurs individuels à effectuer une mise à niveau.
• Supporte plusieurs versions de logiciels d'application.

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Astuces

Créer un formulaire d'inventaire des actifs ; Voir l'annexe 04.

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Risks

If working versions of a software are not standardized, you may be unable to open a file, files may not open properly, or you might experience layout changes.

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Issues

• Different departments may have different versions of the same software program. 
• Earlier versions may not be compatible with newer versions of the same software.

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Example

Solution

Do:

• Standardize on one version of a software throughout the organization.
• Buy solutions that fit within the existing IT infrastructure.
• Acquire programs that can enhance the value of existing infrastructure.

Don’t:

• Use different versions of a software.
• Allow individual users to download their own software.
• Support multiple versions of a software application.

Tips

Create an asset inventory form; See Appendix 04. 

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Risque

Si le logiciel de conception n'est pas standardisé, les fichiers risquent de ne pas s'ouvrir correctement, ce qui peut entraîner des problèmes de couleur, de police et de crénage inattendus.

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Enjeux

Les différentes applications de conception ne sont pas toujours compatibles entre elles. Les designs créés dans une application telle que QuarkXPress by Quark peuvent avoir un aspect complètement différent dans une autre, comme Adobe InDesign et InCopy. Les couleurs, les tableaux et l'espacement des caractères peuvent ne pas apparaître de la même manière. En outre, la conversion de fichiers d'une application de conception à une autre peut endommager les fichiers.

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Exemple

Solution

Faire :

• Standardisez et utilisez une seule version d'une application de conception.
• Utilisez uniquement des outils de conversion certifiés.
• Vérifiez l'intégrité des fichiers.
• Priorisez les logiciels de conception standard du secteur pour garantir la compatibilité.

Ne pas :

• Utilisez différentes versions d'une application de conception.
• Autorisez les utilisateurs individuels à télécharger leur propre logiciel.
• Optez pour une solution qui risque de devenir rapidement obsolète.

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Astuces

Créez un formulaire d'inventaire des actifs ; voir l'annexe 04.

Risque

Les canaux de communication cloisonnés peuvent créer des inefficacités opérationnelles au sein d'un service marketing.

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Enjeux

• Des erreurs coûteuses.
• Diminution de l'innovation et de la créativité.
• Redondance en ce qui concerne les travaux achevés.

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Exemple

Solution

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Faire :

• Utilisez des outils collaboratifs.
• Incluez les membres de l'équipe de projet locale et mondiale lors de la communication

mises à jour et modifications du projet.

• Organisez une réunion d'entreprise récurrente pour communiquer les mises à jour à l'échelle de l'entreprise.
• Mettre à jour les outils marketing et informer toutes les parties prenantes
• Collaborez entre les membres de l'équipe et les départements.
• Suivez les directives de marque normalisées.

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Ne pas :

• Utilisez des outils, des ressources et des processus cloisonnés par rapport aux autres départements.
• Travaillez indépendamment des autres membres de l'équipe et des départements.

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Astuces

Les outils suivants peuvent être utilisés pour améliorer la communication dans les entreprises :

• Outils de gestion de projet (par exemple Asana, Trello, etc.)
• Suites de collaboration (par exemple Google Workspace, Microsoft 365, etc.)
• Systèmes CRM (par exemple Salesforce)
• Communication intégrée à l'application (par exemple, Microsoft Teams, Slack, etc.)
• Outils de feedback des employés (par exemple SurveyMonkey, TinyPulse, etc.)

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