Standardisierung

Risiken

Wenn das Betriebssystem nicht standardisiert ist, kann dies negative Auswirkungen auf Grafik, Farbe und Text haben.

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Probleme

• Inkonsistente Dateiqualität in verschiedenen Abteilungen Ihres Unternehmens
• Inkonsistente Dateiqualität bei Ihren Lieferanten, einschließlich Druckereien, Druckvorstufenhäusern, Marketingagenturen und mehr.
• Verschiedene Softwareanwendungen können sich unterschiedlich verhalten.
• Unfähigkeit, Dateien zu öffnen oder Software zu installieren.
• Dateibeschädigung und Kompatibilitätsprobleme.

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Beispiel

Lösung

Tun Sie:

• Standardisieren Sie unternehmensweit dieselbe Version eines Betriebssystems.
• Standardisieren Sie dieselbe Version eines Betriebssystems mit allen Anbietern.
• Stellen Sie sicher, dass alle Teams bei der Aktualisierung der Betriebssysteme koordiniert sind, sodass alle an derselben Version eines Systems arbeiten.
• Stellen Sie sicher, dass das gewählte Betriebssystem mit Ihren wichtigen Softwareanwendungen kompatibel ist.
• Berücksichtigen Sie zukünftige Softwareanforderungen und Upgrades.

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Tun Sie nicht:

• Pflegen Sie verschiedene Betriebssysteme in Ihrem Unternehmen.

• Sichern Sie sich eine veraltete Version, die Emerging möglicherweise nicht unterstützt

Technologien.

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Tipps

Erstellen Sie ein Formular zum Inventarisieren von Vermögenswerten; Siehe Anlage 04.

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Risiken

Wenn die Software nicht regelmäßig aktualisiert wird, werden Dateien möglicherweise nicht richtig geöffnet und es kann zu unerwarteten Inhalts- und Layoutänderungen kommen.

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Probleme

Ohne einen regelmäßigen Upgrade-Zeitplan können verschiedene Abteilungen unterschiedliche

Versionen derselben Software. Dies kann beim Versuch, Dateien zu öffnen, zu Problemen führen und zu unerwarteten Inhalts- und Layoutänderungen führen.

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Beispiel

Lösung

Tun Sie:

• Erstellen Sie ein Anlageninventar.
• Halten Sie einen Upgrade-Zeitplan ein.
• Rüsten Sie alle Abteilungen gleichzeitig auf.
• Identifizieren Sie Integrationsprobleme.
• Verlängern Sie Support- und Serviceverträge.
• Halten Sie Ihre Technologie auf dem neuesten Stand.

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Tun Sie nicht:

• Rüsten Sie verschiedene Abteilungen zu unterschiedlichen Zeiten auf.
• Erlauben Sie einzelnen Benutzern das Upgrade.
• Unterstützt mehrere Versionen der Anwendungssoftware.

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Tipps

Erstellen Sie ein Formular zum Inventarisieren von Vermögenswerten; Siehe Anlage 04.

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Risiken

Wenn Arbeitsversionen einer Software nicht standardisiert sind, können Sie eine Datei möglicherweise nicht öffnen, Dateien werden möglicherweise nicht richtig geöffnet oder es kann zu Layoutänderungen kommen.

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Probleme

• Verschiedene Abteilungen haben möglicherweise unterschiedliche Versionen desselben Softwareprogramms.
• Frühere Versionen sind möglicherweise nicht mit neueren Versionen derselben Software kompatibel.

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Beispiel

Lösung

Tun Sie:

• Standardisieren Sie im gesamten Unternehmen auf eine Version einer Software.
• Kaufen Sie Lösungen, die in die bestehende IT-Infrastruktur passen.
• Erwerben Sie Programme, die den Wert der vorhandenen Infrastruktur steigern können.

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Tun Sie nicht:

• Verwenden Sie verschiedene Versionen einer Software.
• Erlauben Sie einzelnen Benutzern, ihre eigene Software herunterzuladen.
• Unterstützt mehrere Versionen einer Softwareanwendung.

Tipps

Erstellen Sie ein Formular zum Inventarisieren von Vermögenswerten; Siehe Anlage 04.

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Risiko

Wenn die Designsoftware nicht standardisiert ist, werden Dateien möglicherweise nicht richtig geöffnet, was zu unerwarteten Farb-, Schrift- und Unterschneidungsproblemen führt.

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Probleme

Verschiedene Designanwendungen sind nicht immer miteinander kompatibel. Designs, die in einer Anwendung wie QuarkXPress von Quark erstellt wurden, können in einer anderen Anwendung wie Adobe InDesign und InCopy völlig anders aussehen. Farben, Tabellen und Zeichenabstände sehen möglicherweise nicht gleich aus. Darüber hinaus kann das Konvertieren von Dateien von einer Designanwendung in eine andere Dateien beschädigen.

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Beispiel

Lösung

Tun Sie:

• Standardisieren und verwenden Sie eine Version einer Designanwendung.
• Verwenden Sie nur zertifizierte Konvertierungstools.
• Überprüfen Sie die Dateiintegrität.
• Priorisieren Sie Designsoftware nach Industriestandard, um die Kompatibilität sicherzustellen.

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Tun Sie nicht:

• Verwenden Sie verschiedene Versionen einer Designanwendung.
• Erlauben Sie einzelnen Benutzern, ihre eigene Software herunterzuladen.
• Setzen Sie sich auf eine Lösung ein, die schnell veraltet sein kann.

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Tipps

Erstellen Sie ein Formular zum Inventarisieren von Vermögenswerten; Siehe Anlage 04.

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Risiko

Isolierte Kommunikationskanäle können zu betrieblichen Ineffizienzen in einer Marketingabteilung führen.

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Probleme

• Kostspielige Fehler.
• Verminderte Innovation und Kreativität.
• Redundanz in Bezug auf abgeschlossene Arbeiten.

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Beispiel

Lösung

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Tun Sie:

• Verwenden Sie Tools für die Zusammenarbeit.
• Beziehen Sie lokale und globale Projektteammitglieder in die Kommunikation ein

Projektaktualisierungen und Änderungen.

• Halten Sie ein wiederkehrendes Unternehmenstreffen ab, um unternehmensweite Updates zu kommunizieren.
• Aktualisieren Sie die Marketinginstrumente und informieren Sie alle Beteiligten
• Arbeiten Sie zwischen Teammitgliedern und Abteilungen zusammen.
• Folgen Sie den standardisierten Branding-Richtlinien.

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Tun Sie nicht:

• Verwenden Sie isolierte Tools, Ressourcen und Prozesse im Vergleich zu anderen Abteilungen.
• Arbeiten Sie isoliert von anderen Teammitgliedern und Abteilungen.

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Tipps

Die folgenden Tools können verwendet werden, um die Kommunikation in Unternehmen zu verbessern:

• Projektmanagement-Tools (z. B. Asana, Trello usw.)
• Collaboration Suites (z. B. Google Workspace, Microsoft 365 usw.)
• CRM-Systeme (z. B. Salesforce)
• In-App-Kommunikation (z. B. Microsoft Teams, Slack usw.)
• Feedback-Tools für Mitarbeiter (z. B. SurveyMonkey, TinyPulse usw.)

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