Es ist einfacher, sich einen Audit-Trail als eine Ansammlung von Brotkrumen vorzustellen, die aus dem Wald herauskommen.
Die gute Seite des Audits
Zugegeben, das Wort „Audit“ hat einen schlechten Ruf. Es wird normalerweise mit dem unangenehmen gleichnamigen Prozess in Verbindung gebracht, der vom US Internal Revenue Service initiiert werden kann. Tatsächlich sind Audits für viele Unternehmen ein unvermeidlicher Bestandteil des Lebens, da sie nicht nur einmal, sondern mehrmals im Jahr stattfinden können. Mit einem Audit-Trail müssen sie jedoch bei weitem nicht so anstrengend sein, wie die Leute es erwarten.
Für die Uneingeweihten Trails sind die Listen von Transaktionen oder Ereignissen, die im Auge behalten werden, um Auditoren und in vielerlei Hinsicht auch den geprüften Personen zu helfen. Natürlich auf seiner grundlegendsten Ebene, dem Audit-Trail eines Unternehmens enthält Finanztransaktionen. Sie können jedoch chronologische Kataloge von so vielen weiteren Arten von Ereignissen sein. Ein Audit ist einfach eine Untersuchung von Konten und Aufzeichnungen im Allgemeinen. Sie sind nicht auf solche der finanziellen Variante beschränkt.
Zum Beispiel Audits können entscheidend sein, um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu erreichen und aufrechtzuerhalten, was wiederum für die Geschäftstätigkeit in Branchen wie Pharma. Für ein Unternehmen, das Software entwickelt, um folgende Anforderungen zu erfüllen ISO-Konformität, vielleicht für den Einsatz in derselben Pharmaindustrie, Es ist mit regelmäßigen internen und externen Audits zu rechnen.
Externe und interne Audits
Externe Audits können entweder von der zuständigen Aufsichtsbehörde (zu Zertifizierungszwecken) oder sogar von einem Kunden initiiert werden, der sich auf die jeweilige Software verlässt. Nimm ein Anwendung für digitales Korrekturlesen zum Beispiel.
Fortfahren In der Pharmaindustrie muss jedes Gerät, das in die Kontrollkette eines Arzneimittels gelangt,bestätigt“ als Erfüllung vorgegebener Spezifikationen und Eigenschaften. Offensichtlich gilt Software in diesem Zusammenhang als Ausrüstung. Es ist logisch, dass ein Unternehmen, bei dem aus Qualitätsgründen so viel auf dem Spiel steht wie ein Pharmaunternehmen, die Gewissheit haben möchte, dass ein Gerät, auf das es sich verlässt, auch so ist, wie es beworben wird konform. Theoretisch ist es ähnlich, wie Verbraucher von Medikamenten und genauen Informationen auf deren Verpackung abhängig sind.
Im Gegensatz dazu ein interne Revision dient als Bewertung der Effektivität des Unternehmens aus Sicht des Risikomanagements, der Unternehmensführung und der Prozesse. Da die Datenintegrität wohl alle drei Bereiche betrifft, kann ihre Bedeutung in einem Unternehmensumfeld nicht unterschätzt werden. Tatsächlich zielten Audits speziell auf Folgendes ab Datenintegrität sind eine echte Sache.
Von einem Audit-Trail profitieren
Unabhängig vom Schwerpunkt eines Audits sind Studien unbestreitbar entscheidend für ihren Erfolg. Und Erfolg ist das, was alle Parteien anstreben sollten, unabhängig davon, ob sie das Audit durchführen oder geprüft werden. Niemand gewinnt, auch wenn es unnötig schwierig wird, es zu beenden.
Dies ist eines der Missverständnisse in Bezug auf Audit-Trails, das im Allgemeinen mit dem früheren IRS-Beispiel in Verbindung gebracht wird. Natürlich ist ein Audit nicht gerade etwas, auf das man sich freuen kann, aber es kann weniger Kopfschmerzen bereiten, wenn alle erforderlichen Aufzeichnungen geführt wurden und den Auditoren leicht zugänglich sind. Automatisierte Trails, die leicht durchsucht werden können, sorgen für reibungslose Audits.
Trails sind theoretisch in der Software enthalten als eine von vielen erforderlichen technischen Kontrollen die es Benutzern ermöglichen, die Einhaltung von 21 CFR Teil 11 bei der Food and Drug Administration (in den Vereinigten Staaten; entspricht Anhang 11 in der Europäischen Union). Die Einhaltung dieser Vorschriften stellt sicher, dass Unternehmen gute Geschäftspraktiken durch zuverlässige elektronische Aufzeichnungen umsetzen, die genau angezeigt und exportiert werden können müssen. Hier dient der Audit-Trail dazu, zu protokollieren, welche Änderungen an den Bewerbungsdaten wann und von wem vorgenommen wurden und zur Überprüfung zur Verfügung zu stehen.
Wer auch immer diese Überprüfung durchführt, ob es sich um eine Agentur oder das Unternehmen selbst handelt, der Prüfer wird es Ihnen zweifellos danken, wenn das Gesamtbild Gestalt annimmt. Die Identifizierung der einzelnen Bäume ist jedoch der Schlüssel, um den Wald als Ganzes zu sehen. Es kann schwierig sein, den richtigen Weg zu finden, aber ein Audit-Trail kann eindeutig den richtigen Weg aufzeigen.
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